El onboarding o plan de acogida es un proceso que busca facilitar la adaptación e integración de las nuevas incorporaciones a la empresa. Se trata de una práctica habitual ya que ofrece numerosos beneficios tanto para la organización como para los nuevos empleados. Estas son algunas de las razones para crear un onboarding digital y los beneficios que aporta:
1. Permite comenzar antes el proceso de onboarding.
La zona de influencia digital del employee journey es más amplia que la zona de influencia física, y cómo no, eso también afecta al onboarding. Contar con un plan de acogida digitalizado permite poder adelantar el proceso unos días, ya que, nada más firmar el contrato, la persona recién incorporada puede comenzar a realizar el plan de onboarding si así se desea.
En este sentido, la accesibilidad a la información que ofrece un plan de acogida digitalizado es mucho mayor que la física: las personas tienen acceso inmediato, desde cualquier lugar y en cualquier momento, algo especialmente importante en el contexto actual de trabajo remoto y flexible.
2. Ahorra tiempo y recursos con un onboarding digital.
El proceso de integración de una persona que se incorpora a la compañía puede resultar costoso en cuanto a los recursos que se dedican, tanto humanos como financieros. Un onboarding digital permite automatizar gran parte de este proceso, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Además, tener los contenidos digitalizados también ayuda a realizar una fácil actualización de los mismos, ya que un pequeño cambio se replica en todos los niveles de forma automática.
3. Mejora la eficacia y homogeneiza el mensaje.
El onboarding digital ofrece una forma más eficaz y eficiente de proporcionar formación a las nuevas incorporaciones, ya que permite que accedan y completen los diferentes puntos del plan de acogida a su ritmo. Esto ayuda a que se interioricen mejor los conceptos y se retenga mejor la información ofrecida. Además, gracias a una mayor accesibilidad, las personas pueden volver a los materiales de formación en cualquier momento si necesitan recordar algo.
En cuanto a la forma de informar sobre los diferentes aspectos, el mensaje a emitir es más homogéneo para todo el mundo, asegurando que cada persona recibe la misma información y con la misma calidad.
4. Mejora la experiencia de los empleados y empleadas.
El onboarding digital ofrece una mejor experiencia en cuanto a que no ofrece dudas en cuanto al camino a seguir por parte de la persona recién incorporada. Tener claras las tareas a realizar y acceder a la información de forma rápida y sencilla reduce el estrés y la ansiedad asociadas con el proceso de integración.
Digitalizar el proceso de onboarding también permite crear planes personalizados de formación y orientación para cada persona en función de su puesto y habilidades, lo que ayuda a generar más confianza. Este hecho también puede contribuir a que se sientan más valorados y apoyados desde el principio, lo que puede aumentar su compromiso y lealtad a largo plazo con la empresa.
5. Facilita el seguimiento del plan de acogida.
La digitalización del proceso de onboarding también permite a las organizaciones realizar de forma sencilla un seguimiento y análisis de la eficacia del proceso, pudiendo realizar ajustes y mejoras continuas sobre la marcha.
Por otra parte, permite establecer un proceso de retroalimentación inmediato en ambas direcciones, tanto a las personas que lo están realizando como a la empresa para que esta pueda tomar medidas.
En definitiva, digitalizar el proceso de onboarding para las nuevas incorporaciones es beneficioso para las empresas en muchos aspectos: desde la eficiencia y el ahorro de recursos hasta la mejora de la experiencia del empleado y la eficacia del mensaje.
