5 claves para elegir una plataforma e-learning

Las organizaciones reconocen la importancia estratégica de invertir en una solución de aprendizaje para mejorar las habilidades de las personas trabajadoras. Buscan estar preparadas para la transformación del talento e incentivar a la fuerza laboral. Pero, ¿qué aspectos hay que tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma de e-learning? 

En el momento de realizar una inversión significativa en una plataforma de formación, hay ciertas características claves a priorizar. En primer lugar, la solución de aprendizaje debe estar integrada con las diferentes áreas de la organización, de forma que satisfaga las diversas necesidades. Además, es vital que todas las personas entiendan cómo esta inversión de aprendizaje generará resultados positivos para el negocio.

A continuación, te presentamos las 5 claves que hay que tener en cuenta en el  momento de contratar una plataforma e-learning.

1. Variedad de contenidos y formatos

Para que una plataforma de e-learning satisfaga las necesidades de una organización en todos los equipos y departamentos, se debería buscar una gran variedad formatos y profundidad de contenidos. Cuando el aprendizaje se brinda en múltiples formatos y ofrece una diversidad de habilidades, se puede satisfacer de manera efectiva cada objetivo y los de la empresa en su conjunto.

Una plataforma de formación tiene que ser capaz de centralizar el conocimiento y servir de repositorio para que cuando una persona quiera consultar algo, sepa a dónde acudir. Por eso, la plataforma debe admitir múltiples formatos, para aprovechar todo el conocimiento que ya tiene generado la empresa. Sea en PDFs, vídeos, infografías o cursos online (por ejemplo, en formato SCORM). 

Además, algunas características para construir un buen ecosistema de aprendizaje son:

• Aprendizaje bajo demanda para consumir al ritmo que establezca el alumno.
• Aprendizaje en grupos para que las personas se involucren en el proceso de aprendizaje, compartir comentarios y promover interacciones entre ellas (chats grupales, foros, etc.).
• Un catálogo sólido de habilidades con contenido actualizado regularmente, que incluya tanto habilidades técnicas como habilidades blandas.
• Aprendizaje virtual simulando situaciones reales para practicar y adquirir habilidades técnicas.
• Dinámicas con expertos en la materia con webinars o eventos de aprendizaje en vivo (fundamental en habilidades que deben evolucionar constantemente).

2. Personalización y acceso

Nadie aprende de la misma manera. Brindar flexibilidad a las personas de tu organización ayuda a ofrecer contenido actualizado y de la más alta calidad. Al mismo tiempo, se obtendrán los mejores resultados de aprendizaje posibles. Cuanto más personalizado y adaptable, se aporta mayor valor.

Las siguientes características asegurarán que los alumnos tengan acceso al contenido que necesitan, cuando lo necesitan y de la forma en que quieran aprenderlo:

• Acceso ilimitado a los cursos las 24 horas del día, los 7 días de la semana para que a las personas de tu organización les resulte más fácil encontrar tiempo para participar. Debe proveer contenido que sea accesible tanto desde ordenadores de mesa, tablets, y móviles.
  
• Ofertas de micro-cursos que incorporan una variedad de modalidades de aprendizaje y que aumentan la retención del conocimiento.
  
• Cursos personalizados, exclusivos para su organización.
  
• Itinerarios personalizables para adaptar la experiencia a cualquier caso de uso que se necesite. Por ejemplo, en onboarding o planes de acogida diferenciados por perfil.
  
• Posibilidad de que los usuarios creen contenido. Un LXP lleva el aprendizaje más allá del «catálogo de cursos», y se destaca el conocimiento de los usuarios registrados. Estos generan contenido de valor en un entorno más ágil y espontáneo.

Se trata de un enfoque de prioridad digital que puede escalar a medida que la organización crece, adaptarse a las necesidades de la industria y ahorrarle tiempo.

3. Gestión de plataforma

La gestión de la plataforma debe ser ágil e intuitiva. A continuación, algunas posibilidades que la plataforma debería ofrecernos:

• Crear cursos fácilmente. La interfaz debe ser intuitiva, simplificando el proceso de crear cursos.
• Agrupar los cursos relacionados entre sí en categorías para que los alumnos puedan encontrar fácilmente lo que buscan.
• Posibilidad de recorrer la plataforma en cualquiera de los tres roles de usuario: alumno, instructor o administrador, sin necesidad de que haya que crear diferentes cuentas, entrar y salir varias veces de la plataforma.
• Certificados personalizables. La plataforma debe poder generar certificados que sirvan como reconocimiento oficial del programa de capacitación. Debería de enviarse automáticamente cada vez que un usuario completa un curso, contando con una herramienta sencilla para diseñar el certificado a partir de una plantilla.
• Comunicación con los usuarios. Es muy útil poder escribir anuncios o notas que sean visibles para todos los usuarios o enviar mensajes directos a un usuario o a un grupo.  La utilización de un calendario y mensajes personalizados puede obtener muy buenos resultados. También se debe fomentar las conversaciones entre usuarios a través de foros.
• Los mensajes y notificaciones automáticas ante determinados eventos también son muy prácticos. Por ejemplo, animando a los usuarios a completar un curso cuando haya pasado un tiempo considerable sin que lo hayan finalizado. O enviando recordatorios automáticos frente a nuevas capacitaciones en línea.
• Facilidad para contactar con un equipo en caso de dudas para la administración de la plataforma.

4. Métricas: herramientas para medir la eficacia de la plataforma 

Para comprender el impacto de una plataforma y medir el ROI (Retorno Sobre la Inversión) de cada material de aprendizaje, es fundamental poder acceder y evaluar regularmente los datos. 

Una plataforma de elearning debe tener la capacidad de generar informes con datos precisos y de valor, con paneles gráficos fáciles de interpretar y eficientes para obtener un análisis. ¿Cuántas personas se han inscrito en determinado curso? ¿Qué porcentaje de alumnos lo finalizan? ¿Cuánto tiempo demoran en realizarlo? ¿Desde qué dispositivos visualizan el contenido? ¿Existe algún pain point?

Esta información de valor permitirá refinar la estrategia de aprendizaje a lo largo del tiempo y mejorar el impacto positivo que se tenga sobre las  personas de su organización.

Algunas funciones para destacar:

• Datos analíticos para medir el desempeño y el compromiso de las personas.
• Tableros fáciles de usar para generar informes comprensibles.
• Posibilidad de establecer métricas que realmente garanticen que los materiales de aprendizaje cumplan con los objetivos comerciales de su organización.

5. Integraciones técnicas y funciones de seguridad

Como cualquier tecnología, una plataforma de e-learning es más efectiva cuando se integra con otros sistemas que ya se utilicen en tu organización.

La capacidad de acceder de manera fácil y segura al contenido de aprendizaje es importante para promover el compromiso de las personas. La seguridad y la privacidad de los datos son vitales.

En resumen, una plataforma debería ofrecer:

• Integraciones mediante API, ya sea en una dirección u otra, para facilitar y automatizar cargas de usuarios, contenidos, etc.
• Procedimientos de autenticación como single sign-on, que permiten al usuario acceder desde una intranet de la empresa sin necesidad de disponer de más usuarios y contraseñas.
• Cumplimiento de la privacidad de datos y garantías de seguridad. Si bien las plataformas no pueden revelar todas las medidas implementadas (ya que podría ser usado en su contra por los mismos actores de los que se protegen), deberían de brindarte una buena descripción general acerca de cómo mantienen activamente la seguridad y los datos protegidos. Existen algunas certificaciones (ISO 27001 o ISO 9001 entre otras), acerca de cómo se gestiona la seguridad de la información, la calidad del producto y los procesos utilizados.

Conclusión

En un mercado abarrotado de herramientas de aprendizaje, es crucial tomarse el tiempo para analizar y entender cómo encaja un proveedor de una plataforma e-learning en los objetivos de desarrollo específicos de tu organización. Debemos tener claro que realmente ayude a brindar una experiencia de aprendizaje adecuada, para las personas correctas y en los formatos correctos.